Umgang mit digitalem Schriftgut im Kirchenbüro

gestellt von Silke P. aus B am 28. Juni 2019

Im Kirchenbüro werden inzwischen wohl 98% aller Unterlagen / Briefe digital erzeugt, empfangen und verschickt. Wo finde ich Informationen darüber, welche dieser Unterlagen / Korrespondenz ausgedruckt und im kirchlichen Ablageregister abgeheftet werden müssen? Die Schriftgutordnung ist hierbei nicht hilfreich...
Danke für Ihre Antwort! :)

Liebe Silke P. aus B, 

da sprechen Sie einen spannenden Prozess in der Kirche an - wir werden digital! Ich muss gestehen, dass ich allerdings nicht glaube, dass 98% aller Unterlagen und Briefe digital erzeugt werden. Das würde ja heißen, dass ein Großteil unserer Kommunikation innerhalb der Kirche digital laufen würde und nur in den aller seltensten Fällen in print laufen würde. Ich erlebe es aktuell ganz anders. 

Entsprechend ratlos bin ich allerdings, wo man eine solche Information, wonach Sie fragen, herbekommen könnte. Wenn Sie die einschlägigen Gesetzestexte, je nachdem in welcher Landeskirche Sie tätig sind, konsultiert haben und dort keine Antwort fanden, würde ich bei den Jurist*innen im Landeskirchenamt (oder wie das Äquivalent in Ihrer Landeskirche heißt) nachfragen. Es ist deren Aufgabe darüber Bescheid zu wissen oder sich ggf. darüber kundig zu machen. 

Viel Erfolg und alles Gute 
Pia Heu 

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Kommentare

Nichts gegen Sie, Frau Heu, aber als Studentin hatten Sie wahrscheinlich bisher äußerst wenig mit pfarramtlicher Verwaltung zu tun.
Vielleicht ist 98% etwas zu hoch geschätzt, aber weniger als 89% sind's auch nicht mehr (ich schreibe eigentlich nur noch Geburtstagskarten analog, alles andere digital). Wobei es auch ein wenig darauf ankommt, welcher Landeskirche Frau Silke P. zuarbeitet. Da mag's Unterschiede beim Stand der Digitalisierung geben. Bei ihr scheint die schon weit gediehen, wie bei uns. Ich kenne jedenfalls kein Büro mehr, in dem die Bürokraft in die Schreibmaschine hämmert.

Kurz auf Silke P.s Frage geantwortet: Die Schriftgutordnung erstreckt sich auf papierene und digitale Medien. Stellt Ihre Landeskirche entsprechende gesicherte Speicherungsmöglichkeiten bereit und nutzen Sie diese, ist es eigentlich nicht nötig, überhaupt noch etwas, das Sie digital erhalten haben und das unausgedruckt seine Gültigkeit hat, auszudrucken.
Mit Word erstellte Briefe legen Sie einfach in, der Schriftgutordnung entsprechend angelegten, Files in Ihrem Speicher ab. Als Attachment erhaltene Mails ebenso. Die Begleitmail muss nicht extra abgespeichert werden, die darf im Mail-Client liegen bleiben, sofern aus dem Attachment das Datum des Eingangs und der Absender hervorgehen.

Es muss also wenig ausgedruckt werden, kann aber sinnvoll sein. Erhalte ich z.B. die meisten Patenscheine und Geburtsurkunden papieren und führe deshalb einen papierenen Aktenordner dafür, würde ich mir eher den von Pfarramt X per Mail zugesandten Patenschein ausdrucken und abheften, als noch einen zweiten digitalen Ordner dafür anzulegen oder gar künftig alle papieren erhaltenen Patenscheine einzuscannen. Die dazugehörige Mail würde ich im Client abspeichern und fristgerecht und Datenschutz konform dann später löschen.

Wo das Verhältnis zwischen papierener und digitaler Korrespondenz ausgewogener ist, führe ich papierene und digitale Ordner, mache mir aber im papierenen oder digitalen Ordner wie früher beim Posteingangs- und Ausgangsbuch einen kleinen Vermerk, - zumindest bei Sachen die wichtiger sind. Damit ich mich nicht dumm und dämlich suche.
Manche Korrespondenzen, die einem kurzfristig aufbewahrenswert erscheinen, oder die man mehrmals schnell zur Hand nehmen und gegebenenfalls wohin mitnehmen muss (Bauordner z.B.), kann man in einem Handordner ablegen, mit Kopien aus dem papierenen und Ausdrucken aus dem digitalen Ordner. Ich halte z.B. auch Korrespondenzen mit Fristen oder Beschwerden in Handordnern papieren bereit.
Auch alles was das Personal betrifft, Zertifikate, Urlaubsanträge drucke ich aus, weil bei uns alle Personalordner noch papieren geführt werden. Zwar nicht mehr müssten, aber irgendwie ist mir das zu heikel.

Alle Mails (z.B. "Ich komme auch zur Grillparty im Pfarrgarten", "Mein Kind kann heute leider nicht in den Konfer kommen") lasse ich im, von der Kirche zur Verfügung gestellten, E-Mail Client (bei uns Outlook), nach von mir erstellten Regeln, in Ordner laufen.
Hier erscheint es mir unpraktikabel nach der Schriftgutordnung zu arbeiten. Ich arbeite stattdessen mit Monatsordnern. Heute lege ich den Ordner Juli 2019 an. Alle Mails, die ab heute eingehen und ausgehen, landen in dem Ordner. Ich markiere außerdem die Mails mit Farben oder Flaggen thematisch, so dass ich mit einem Klick alle Mails der letzten zwei Jahre von Konfi-Eltern, der Schule etc. aus allen Monatsordnern auflisten lassen kann.

Was ich, hätte ich es papieren erhalten, auch ablegen würde, lege ich in digitalen Ordnern nach der Schriftgutordnungsstruktur in unserer Arbeitscloud ab, lasse diese Mails und alles andere trotzdem in den Monats-Ordnern in Outlook und kassiere (lösche) das nach zwei Jahren als kompletter Ordner.

Werbung und Spams fliegen natürlich gleich raus. Außerdem die ganzen Mails, die mich eigentlich gar nicht betreffen. (Z.B. sendet die Schule alle Mails ans Kollegium über einen einheitlichen Verteiler, so dass ich auch Infos über defekte Turnhallendächer und umgefallene Bäume erhalte. Hätte ich das als Post erhalten, wär's auch im Papierkorb gelandet.)

Das Ganze setzt allerdings voraus, dass Ihre Landeskirche schon entsprechende sichere Arbeitsclouds eingerichtet hat und sie diese auch nutzen können und nutzen.
Sonst müssen Sie sich entsprechende Strukturen auf Ihrem PC schaffen. Das setzt wiederum voraus, dass Sie nur die von der Kirche vergebene offizielle und eigentlich einzig zu nutzende Mailadresse verwenden und auch auf ihrem PC mit einem Client (dann würde ich NICHT Outlook nehmen) auch abrufen können (unsere Landeskirche verbietet das leider).
Geht außerdem Dienstpost auch auf der privaten Mailadresse der Pfarrperson oder bei Ihnen ein, haben Sie natürlich gelitten, wenn die nicht weitergeleitet wird.
Da hilft nichts als Konsequenz und Disziplin. So sollte man auch vermeiden - aus Bequemlichkeit oder weil Pfarrer*in keine Ordnung hält - noch andere OrdnerUNstrukturen auf demselben PC zu dulden. Ich hab da schon Dinger gesehen... Oweia. Vor allem die Herrschaften, die sich immer alles auf den Desktop legen...

Ich persönlich handhabe es momentan so: Lieber was zu viel ausgedruckt, als was zu wenig. Da wir Pfarrer*innen (außer Herrn Küstenmacher vielleicht) eher zu den Sammlern gehören, die lieber aufheben als wegschmeißen, kann man Sekretariatskräften außerdem die Empfehlung geben, lieber was mehr abzuspeichern als zu löschen.

Da uns demnächst die E-Privacy-Verordnung ins Haus steht, wird es HOFFENTLICH auch ein paar intensivere Schulungen und Infos geben, die etwas konkreter werden, was man mit der Email-Flut machen muss und darf.
Die wenigen Fortbildungen, die es bisher in diesem Bereich gab, fanden entweder nur in den Metropolen statt, wurden von Leuten veranstaltet, die aus großen Verwaltungen kamen und sich an große Stadtgemeindenbüros mit Vollzeit-Kräften richteten. Da gab's wenig Verständnis für die kleinstädtische und ländliche Gemeindebüro-Praxis, mit fachfremden Teilzeitkräften und Minijobbern, die es hauptsächlich mit Leuten zu tun haben, für die digitale Medien vor allem der Belustigung dienen und die nicht nachvollziehen können, dass all die Katzenvideos, die die Kigo-Mitarbeiter über den Verteiler schicken, im Büro für große Fragen sorgen: Muss ich das ablegen, unter welcher Nummer lege ich das ab und wann muss es kassiert werden?

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